Gestão de Rotina sem melindres

Você não está sozinho. Gerir nossas rotinas de forma eficiente, é um desafio de todos.

Dependendo do seu cargo ou realidade, a metodologia utilizada aqui pode não servir. Porém, o que tenho certeza é que todos precisam ter uma metodologia para que o fluxo de gestão ocorra de forma eficiente e organizada.

O principal catalisador dos problemas é a multicanalidade da informação. Recebemos demandas e fazemos alinhamentos estratégicos por todos os meios: ligações, whatsapp, e-mail, hangouts, slack (e afins), e reuniões.

Aprendi que afunilar todas essas informações em um só lugar, é fundamental. No meu caso, utilizo o Trello (plataforma de gestão de rotinas, projetos e tarefas, a partir de criação de quadros e listas).

Print da tela do meu Trello.

Meu quadro, chama-se “quadro pessoal” e o divido em 5 grandes grupos.

// BACKLOG: toda demanda, projeto, ideia, é colocada dentro dessa lista

// TO DO: tudo que preciso fazer, de forma mais prioritária, assim que terminar as tarefas que estão em “doing”

// DOING: tudo que estou trabalhando, naquela momento, ao mesmo tempo

// DELEGATED: tudo que deleguei e que preciso gerenciar a entrega de forma mais próxima

// DONE: tudo que foi finalizado

Voltarei ao trello em breve, depois de abordar os multicanais.

A GESTÃO DOS CANAIS

WHATSAPP

Esse cara facilitou muito a comunicação, mas ajudou a bagunçar e confundir o gerenciamento das informações.

Para não me perder, utilizo premissas simples, sempre buscando ter 100% das conversas arquivadas. Faço esse processo todos os dias, no caminho para o trabalho.

Print da tela do meu Whatsapp.
  • existe uma conversa e não está arquivada? tenho alguma pendência naquela conversa para resolver (preciso mandar para meu e-mail ou colocar em meu backlog no trello).
  • uma conversa foi arquivada? resolvi tudo com aquela pessoa e não preciso ter mais a conversa dela visível
  • consigo resolver o problema daquela pessoa pelo wpp em menos de 2 minutos? resolvo na hora e arquivo
  • não consigo resolver o problema da pessoa pelo wpp em menos de 2 minutos e vou precisar delegar a tarefa? tiro um print da conversa e me envio por e-mail, para delegar com mais organização para alguém do time. Aviso essa pessoa que tratarei aquele assunto em “x” tempo e arquivo a conversa
  • não consigo resolver o problema da pessoa pelo wpp em menos de 2 minutos e eu mesmo terei que resolver o problema? crio um cartão no trello, em backlog, aviso a pessoa quando conseguirei tratar a questão e arquivo a conversa

Essa metodologia é usada para todos os meios de comunicação instantânea (hangouts, telegram, slack, etc…)

E-MAIL

Assim como o Whatsapp, o objetivo é deixar 100% dos e-mails arquivados. Se você não arquiva e-mail, você deve se perder todo o tempo com o que não é importante. Às vezes, só pela caixa de e-mail de alguém, você consegue saber se ela gere bem as rotinas ou não.

Além dos arquivamentos, o Gmail – não sei se os outros provedores também – oferece a possibilidade de solicitar que a thread volte para sua caixa, após arquivá-la, em caso de não receber resposta do destinatário. Isso é lindo, pois, algumas vezes você precisa de uma resposta formal por e-mail ou está delegando para alguém que não faz parte do time. Como isso não é um projeto e não têm necessidade de colocar em suas tarefas no trello, você trata a questão e não ficará mais com aquela pendência na cabeça, até que o e-mail volte para a sua caixa, caso não receba a resposta do destinatário.

Ao chegar em nosso escritório, essa é minha primeira tarefa: limpar meu e-mail.

Print da tela do meu Gmail.
  • consigo resolver o e-mail em menos de 2 minutos? faço naquela exato momento e arquivo o e-mail.
  • preciso delegar para uma pessoa o e-mail sem a necessidade de ficar em cima para a entrega? repasso para o time naquele momento, com a função de voltar para minha caixa, caso eu não receba a resposta em “x” tempo. Arquivo o e-mail.
  • é um projeto um pouco maior ou a ideia precisa ser discutida com a equipe? respondo o remetente e coloco como um cartão no backlog, além de arquivar o e-mail 🙂
  • é um e-mail que precisa ter uma resposta mais elaborada, com fatos e dados? deixo sem arquivar em minha caixa, e crio um cartão no trello para não deixar de resolver aquele e-mail, na data que ele precisa ser resolvido

LIGAÇÃO OU REUNIÃO

Nesse caso, a vida fica mais fácil, a partir do momento que você têm o hábito de gerenciar seu wpp, e-mail e trello. Recebeu uma ligação? Basta colocar a informação no seu backlog. Porém, se estiver com muita pressa, apenas mande-se um e-mail ou mande-se um whatsapp. A pendência da ligação entrará no seu afunilamento de informação e não ficará perdida. A mesma coisa para reuniões que não possuem ata. Ficou responsável por algo ou teve um insight, basta seguir o processo e o fluxo diário não deixará nada se perder

GESTÃO DO TRELLO

Caso tudo tenha corrido bem, você afunilou tudo em seu trello e agora, pode definir suas prioridades, atuações e delegações do dia.

Print da tela do meu Trello.

Faço assim: uma vez por semana analiso todos os itens da minha primeira lista – “backlog” e defino tudo que precisa ser feito, colocando os cartões na segunda lista – “to-do”. Ao passar a tarefa para “to-do”, organizo os dados seguindo os padrões que descrevo no próximo item. Tudo que está na terceira lista – “doing”, é o que estou trabalhando naquela semana e que PRECISO terminar na própria semana.

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Observação: existem tarefas que são tarefas muito rotineiras e diárias. Elas são iguais em todos os dias e ocorrem todos os dias. Criei um card fixo, em doing, que engloba todas elas. Esse card, particularmente, não é movido e fica aonde está. Caso surja uma nova rotina que será diária, apenas adiciono dentro do card a nova atividade. Todos os card restantes são tarefas avulsas que surgem por todos os lados, de diferentes setores.

A partir do momento que tenho meu backlog analisado e sei quais as tarefas são as mais importantes da semana, consigo dividir o que eu preciso atuar de fato e o que pode ser delegado.

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No título do cartão, coloco as inicias do setor entre colchetes, e um título que conseguirei lembrar, rapidamente, do que trata-se o caso. Além disso, coloco uma etiqueta com o nome da pessoa responsável pela tarefa delegada e o prazo que a tarefa precisa ser cumprida.

Diariamente, vejo todos os cartões delegados, os prazos de cumprimento e cobro os responsáveis, caso esteja na data de entrega ou próxima a ela. Se a tarefa foi cumprida corretamente, coloco em “done“. Se não, revejo as melhorias necessárias e coloco uma nova data de entrega.

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Semanalmente, faço um review de todos os cards alocados em “done” e os arquivos, para não poluírem a lista.

No final das contas, independente da metodologia, gerir depende de disciplina. Se não houver metodologia e cadência, nada irá funcionar.

Algo importante e que não abordarei de forma longa é estar alinhado com os objetivos da sua empresa e setor. Serão dezenas de cards criados em seu backlog e, saber escolher o que de fato precisa ser feito, é um grande desafio. Pergunte e entenda, de forma transparente, qual o objetivo da sua área, para que não faça trabalhos ou toque projetos que não irão agregar valor ao negócio.

Isso é um pouco do meu dia a dia, na prática. Indico duas leituras obrigatórias, para quem quiser aprofundar no tema ou entrar a fundo nas melhores práticas de gerenciamento de tempo, rotinas e tarefas, caso tenha interesse:

  • A arte de fazer acontecer de David Allen
  • Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia de Vicente Falconi

Sem mais, boa rotina pra você!

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